Le client et OTF concluent une convention par laquelle le client confie à OTF l'organisation et la coordination de l'événement. Pour ce faire, le client fait appel à l'expertise et au savoir-faire d'OTF.

OTF réalise l'événement sur le plan qualitatif et prend les engagements nécessaires vis-à-vis des partenaires et des fournisseurs. Le client communiquera en temps utile à OTF les ajustements nécessaires, en tenant compte des délais et des éventuels frais d'annulation.

Les présentes conditions générales régissent le présent accord, sauf dérogation écrite expresse. L'applicabilité d'éventuelles conditions générales du client est expressément exclue.

ArtICLE 1: Droits OTF

1. OTF s'engage à utiliser toutes les ressources disponibles pour l'exécution correcte et qualitative du présent accord.
2. OTF consacrera le temps et les soins qu'il jugera nécessaires à la coordination et à l'exécution de ses tâches, le tout en dehors de tout emploi et en toute indépendance.
3. OTF garantit que l'événement sera organisé conformément aux règles et normes de sécurité en vigueur. Si nécessaire, la FTO fera inspecter les structures, les installations électriques et les équipements d'exploitation par des organismes agréés.
4. OTF fera preuve de la plus grande souplesse dans l'exécution de l'accord au profit du client et, en cas de force majeure, proposera, si nécessaire et dans la mesure du possible, des alternatives pour l'organisation d'un événement et négociera avec toutes les parties concernées.
5. En fonction des engagements pris, OTF met à la disposition du client tous les travailleurs qualifiés, le matériel, etc. nécessaires et demandés à cet effet.

ArtiCLE 2: ASSURANCES

OTF a souscrit une assurance responsabilité civile pour couvrir les dommages résultant d'un accident ou d'une calamité dont elle, ses dirigeants et son personnel, même occasionnel, seraient responsables.

Les sommes assurées sont les suivantes:

• Dommages corporels et matériels mixtes par sinistre : 5 000 000,00 € par sinistre
• Dommages indirects incorporels : 2.500.000,00 € par sinistre
• Dommages matériels purs : 250.000,00 € par sinistre
• Dommages matériels et immatériels causés par le feu, l'incendie, l'explosion, la fumée et l'eau : 2.500.000,00 € par sinistre
• Dommages matériels et immatériels causés par des atteintes à l'environnement et des nuisances de voisinage : 2.500.000,00 € par sinistre
• Les dommages matériels et immatériels causés aux biens dont les assurés sont locataires, utilisateurs, gardiens ou détenteurs : 75.000,00 € par sinistre
• Les dommages matériels et immatériels causés aux biens dont les assurés sont locataires, utilisateurs, dépositaires ou détenteurs : 150 000,00 € par année d'assurance
• Dommages matériels et immatériels causés aux biens confiés aux assurés pour y travailler et/ou aux biens, confiés ou non, qui ont été utilisés par les assurés comme outils : 75.000,00 € par sinistre.

Le client est pleinement conscient que les assurances susmentionnées ne couvrent que la responsabilité civile d'OTF, mais pas les autres risques ou risques supplémentaires tels que l'annulation pour cause de force majeure, les calamités, la menace terroriste,... Si le client souhaite se prémunir contre ces risques, il peut, à sa demande expresse, souscrire une assurance annulation et calamités supplémentaire. Dans ce cas, cette assurance sera incluse dans la facture.

Le client doit vérifier si un événement est couvert par sa propre assurance. Si tel est le cas, la compagnie d'assurance du client doit être informée en temps utile. Le client en est responsable.

OTF est responsable des dommages physiques et matériels causés pendant ou par les événements livrés par OTF, dans la mesure où il peut être prouvé que OTF a commis une faute dans l'exécution de ces événements et que les dommages ont été causés par cette faute. Cette responsabilité de OTF est explicitement limitée à la couverture des montants assurés mentionnés ci-dessus.

OTF n'est pas responsable des dommages causés au client ou aux participants à l'événement, ni des dommages aux objets du client qui ne sont pas dus à une faute de OTF, de ses dirigeants ou de ses employés, ni du vol ou de la perte d'objets. 

ArtiCLE 3: NOMBRE DE PARTICIPANTS

OTF prendra les mesures nécessaires pour organiser l'événement en fonction du nombre de personnes mentionné dans l'accord. Le client fournira au OTF des mises à jour régulières sur le nombre de personnes attendues. Si une modification sensible du nombre de personnes oblige OTF à adapter ou à élargir l'organisation, des frais éventuels seront facturés (personnel supplémentaire, location supplémentaire de salles, coût plus élevé de la restauration en cas de diminution du nombre de personnes présentes, ...) sous réserve du droit du OTF de refuser cette modification si elle ne peut pas être réalisée.

Au plus tard 14 jours avant la date de début de l'événement, le client fournira au OTF une liste de participants ou le nombre définitif de participants. Par la suite, 5% du nombre de participants peuvent être annulés ou ajoutés sans frais.

ArtiCLE 4: Remboursement/paiement OTF et modalités de paiement

OTF exécutera et coordonnera l'événement de manière professionnelle et qualitative selon le briefing donné par le client pour chaque événement. Le budget pour l'organisation de cet événement, y compris tous les produits et services et la rémunération d'OTF, sera présenté au client à chaque fois au moyen d'un devis soumis à son approbation. Ce n'est qu'après l'approbation du devis par le client que OTF prendra des engagements avec les fournisseurs pour l'événement spécifique (lieu, restauration, technique, mobilier,...).

Après chaque événement, OTF établira un budget final et une facture finale comprenant tous les produits et services livrés ainsi que la rémunération d'OTF. Le client s'engage à payer l'intégralité de ces factures.

Les modalités de paiement du budget de l'événement sont les suivantes:

• 50% à la signature de l'offre
• 30 % au plus tard 14 jours ouvrables avant la date de début de l'événement
• 20 % (ou règlement selon détail) au plus tard 14 jours ouvrables après l'événement

Tous les prix indiqués dans les devis et/ou les commandes s'entendent hors TVA, sauf indication contraire.

En cas de non-paiement à l'échéance fixée, les montants dus seront majorés de plein droit et sans mise en demeure des intérêts de retard conformément à l'article 5 de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. En outre, le client sera redevable à OTF d'une indemnité forfaitaire de 15 % sur le montant de la facture impayée, sans préjudice des intérêts de retard et des frais éventuels, y compris les frais de justice.

En cas de non-paiement à l'échéance prévue, OTF peut suspendre l'exécution de ses services et/ou renoncer à l'organisation de l'événement. Dans ce dernier cas, le client sera également redevable des frais d'annulation prévus à l'article 5.

ArtiCLE 5: Annulation/résiliation

L'accord ne peut être modifié, annulé ou résilié que d'un commun accord.

En cas de résiliation ou d'annulation d'un commun accord, le client s'engage à rembourser au moins les frais et les heures engagés par OTF pour la préparation de l'événement.

Si l'annulation totale ou partielle est décidée unilatéralement par le client, cela peut être considéré par OTF comme une violation unilatérale de l'accord par le client et OTF peut récupérer les dommages subis (y compris la liste non exhaustive des coûts encourus par OTF, les heures travaillées, le manque à gagner sur la partie non exécutée, qui est estimé à un montant forfaitaire de 30% du prix convenu, etc :

• En cas d'annulation plus de 60 jours civils avant la date de début de l'événement, un forfait de 25 % du budget estimé est appliqué.
• En cas d'annulation jusqu'à 60 jours mais plus de 30 jours civils avant la date de début de l'événement, un forfait de 50 % du budget total estimé.
• En cas d'annulation moins de 30 jours mais plus de 7 jours civils avant la date de début de l'événement, forfait de 80 % du budget total estimé
• Si l'annulation intervient 7 jours calendaires ou moins avant la date de début de l'événement, forfait de 100 % du budget total estimé.

Ces frais d'annulation s'appliquent également si l'événement ne peut avoir lieu pour des raisons autres qu'une faute grave ou une négligence d'OTF, telles que, par exemple (non exhaustif) : force majeure, grèves, défauts techniques, panne d'électricité, calamités, menace terroriste, nuage de cendres, etc.

Comme mentionné à l'article 1.4, OTF fera preuve de la plus grande flexibilité possible au profit du client si nécessaire.

ArtICLE 6:  force majeure

La responsabilité en cas de force majeure est exclue. Par force majeure, on entend toute circonstance indépendante de la volonté d'OTF qui l'empêche de remplir ses obligations, même temporairement, totalement ou partiellement, telle que calamités, menaces terroristes, catastrophes naturelles, conditions météorologiques extrêmes, épidémies, grèves ou blocus, problèmes de sécurité, perturbation de l'approvisionnement en énergie et en électricité, faillite de l'un de ses fournisseurs, instructions des pouvoirs publics. Les cas de force majeure seront signalés par écrit, le cas échéant par courrier électronique, par OTF et ne donneront lieu à aucun dédommagement envers le client. La force majeure ne libère pas le client de son obligation de rembourser au moins les frais engagés et les heures travaillées par OTF dans le cadre de la préparation de l'événement et ne lui donne pas droit au remboursement des acomptes versés.

ArtiClE 7: PLEINTES

Pour être valable, toute réclamation ou refus de la part du client doit être notifié par lettre recommandée dans les cinq jours calendaires suivant l'exécution des services par OTF. L'absence de réclamation ou de contestation en vertu de la disposition précédente entraîne l'acceptation inconditionnelle des services rendus et de la facture. L'introduction d'une réclamation ne dispense pas le client du respect des conditions contractuelles et de ses obligations de paiement.

ArtiCLE 8: Droit de la propriété intellectuelle

Toutes les réalisations créatives et immatérielles d'OTF restent la propriété intellectuelle de cette dernière et ne peuvent être utilisées par le client ou des tiers sans son consentement exprès et écrit. 

ArtiCLE 9: Publicité

OTF a le droit d'utiliser les références des événements réalisés dans sa publicité, tant descriptive que visuelle, sans compensation.

Si OTF est chargée par le client de promouvoir l'événement, le client donne son accord à OTF pour inclure le nom de la marque ou de l'entreprise, le logo, le lieu, etc. dans la publicité.

ArtiCLE10: Données personnelles

Les données personnelles fournies par le client seront intégrées dans le fichier d'OTF et traitées pour l'exécution des missions confiées à OTF et la gestion des relations qui en découlent. Le client consent à l'utilisation des données transmises à OTF. Ces données seront conservées pendant la durée nécessaire à l'exécution de la mission. Les données personnelles peuvent être transférées à des tiers (partenaires commerciaux, filiales) et utilisées à des fins de marketing et de communication avec le consentement exprès du client.

Le client peut toujours demander l'accès, la rectification, la suppression ou le transfert de ses données et s'opposer à l'utilisation des données à des fins de marketing et de communication.

ArtiCLE 11: Licences

Si des autorisations sont nécessaires pour un événement choisi par le client et que OTF est chargée de demander ces autorisations, les coûts liés à ces autorisations (frais, taxes, etc.) seront facturés au client. OTF n'est pas responsable si l'autorisation n'est pas accordée ou n'est accordée que partiellement. Le défaut d'octroi de la licence ne constitue pas un cas de force majeure et ne libère pas le client de ses obligations de paiement.

ArtiCLE 12: Nullité

La nullité éventuelle d'une clause n'entraîne pas la nullité des autres clauses des présentes conditions générales. Les parties s'engagent à remplacer la clause nulle par une clause valable qui se rapproche le plus possible de l'intention de la clause nulle.

ArtiCLE 13: Droit applicable et clause juridictionnelle

Le présent accord est régi par le droit belge. La version néerlandaise de ce texte fait foi et prévaut sur toute traduction.  Les litiges relatifs au présent accord seront traités en néerlandais et seront soumis aux tribunaux de l'arrondissement judiciaire de Malines.